Par ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, le gouvernement a, d’abord, adapté les règles de réunion et de délibération des assemblées d’associés et des organes dirigeants pendant l’épidémie de Covid-19.
Applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 – sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 -, l’ordonnance 2020-321 prévoit, notamment, s’agissant des assemblées :
- que la nullité de l’assemblée n’est pas encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société ;
- la possibilité de recourir à la dématérialisation pour satisfaire au droit de communication sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle cette communication peut être faite ;
- la possibilité de tenir l’assemblée générale sans que les membres et les autres personnes ayant droit d’y participer n’assistent à la séance (à huis clos ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle) ;
- l’extension et l’assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle ;
- l’assouplissement du recours à la consultation écrite ;
- l’aménagement exceptionnel des formalités de convocation pour les sociétés.
S’agissant des mesures relatives aux organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction, l’ordonnance assouplit les recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle ainsi qu’à la consultation écrite.
Ensuite, le décret d’application n° 2020-418 du 10 avril 2020, applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 31 juillet 2020, a apporté des précisions sur l’application de certaines des règles instaurées par l’ordonnance du 25 mars 2020.
S’agissant, premièrement, des dispositions communes aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, le décret n° 2020-418 vient compléter les dispositions de l’ordonnance n° 2020-321 qui autorise l’organe compétent pour convoquer l’assemblée à déléguer au représentant légal sa compétence pour décider des modalités de tenue de l’assemblée. La délégation doit être établie par écrit et préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
Par ailleurs, le recours par les actionnaires à la messagerie électronique afin de transmettre leur formulaire de vote par correspondance ou leur mandat n’est possible que si l’organe compétent (ou son délégataire) le décide. Enfin, s’agissant des assemblées tenues à « huis clos », par conférence téléphonique ou audiovisuelle, ou par consultation écrite, il est prévu que le procès-verbal établi en application des dispositions législatives, réglementaires ou statutaires qui régissent l’assemblée, devra préciser les modalités de tenue de l’assemblée.
S’agissant, deuxièmement, des dispositions applicables aux SARL et à certaines sociétés par actions, le décret confère la possibilité à toute société de recourir au vote électronique sans qu’aucune clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet et étend cette faculté aux assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital. En outre, l’article 6 du décret précise les modalités du droit d’exercice des mandats et le délai imparti pour faire parvenir les instructions aux mandataires et les instructions des mandataires dans les assemblées générales de sociétés anonymes tenues « à huis clos ». Par ailleurs, l’actionnaire pourra changer son mode de participation à l’assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans les délais légaux prévus aux articles R. 225-77 et R. 225-80 du code de commerce.
Enfin, s’agissant de la composition du bureau de l’assemblée générale en cas de tenue « à huis clos », le décret prévoit que, pour les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par action, les sociétés européennes, ainsi que pour les assemblées spéciales des porteurs de certificats d’investissement et les assemblées de porteurs d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote, si l’assemblée d’actionnaires ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux. La désignation des scrutateurs pour les assemblées dont la convocation intervient après l’entrée en vigueur du décret s’effectue par l’organe compétent, pour convoquer l’assemblée, ou son délégataire, qui s’efforce de choisir parmi les actionnaires. À défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.